Como preparar meus documentos

O módulo Documentos RH proporciona um grande auxílio na distribuição de documentos pertinentes e particulares para seus colaboradores.

Combinamos técnicas de Inteligência Artificial e OCR (Reconhecimento de texto) para a identificação de arquivos e seus donos, de modo que a nossa plataforma possa atribuir os documentos corretos aos seus pertencentes de forma segura.

Como fornecer os documentos para nossa plataforma?

Os primeiros passos para a alimentação deste módulo começam fora da plataforma.

Organize os documentos em PDF, e certifique-se que haja pelo menos uma chave de identificação relacionada ao funcionário. As chaves são, basicamente, informações individuais de cada colaborador, e elas precisam estar exibidas em alguma parte dos documentos PDFs de cada colaborador.

Alguns exemplos de chaves abaixo:

  • CPF,
  • MATRICULA + NOME COMPLETO
  • EMAIL

Além da necessidade de encontrarmos algum destes dados nos seus documentos, a plataforma também precisa estar corretamente alimentada para que a distribuição correta dos itens seja feita.

Ou seja: Caso a chave de identificação seja matricula + nome completo, a mesma matricula deve estar associada ao cadastro desta pessoa na plataforma, bem como o nome deve estar corretamente escrito, conforme o documento.

Uma vez que os documentos estejam prontos, e a plataforma também esteja alimentada, será preciso criar um arquivo ZIP contendo todos os documentos que precisam ser distribuídos. Exemplo abaixo:

Após o preparo dos documentos, e a organização de todos eles em um único arquivo ZIP, bastará fazer o upload do mesmo no módulo Documentos RH, e a distribuição será feita de forma automática pela nossa plataforma.

Após a distribuição dos arquivos, seus funcionários poderão acessá-los utilizando nosso aplicativo Mobile, na página designada aos Documentos RH:

Existe uma lista de padrões de layout de documentos aceitos pela nossa plataforma, clique aqui para conhecê-los.

Todos os clientes SimplificaCI tem acesso gratuito ao módulo, com restrições aplicáveis de acordo com seu plano.

Contrato Padrão:

  • Envio de documentos ilimitados;
  • Limitado a 100 pessoas por período/tipo do arquivo;
  • Limitado aos modelos de layout de nosso catálogo.

Contrato Documentos Premium

  • Envio de documentos ilimitados;
  • Limitado a 20 mil pessoas por período/tipo do arquivo;
  • Sem limites dos modelos de layout. Adaptamos nossa solução ao seu padrão de documento.