Redirecionando colaboradores para URLs secretas

Preparando sua base:

  • Como mencionado em Campos dinâmicos personalizados, acesse a opção Datastore Colaboradores e baixe o modelo de planilha para envio.

  • Preencha a planilha conforme a seguinte premissa:

    • Na coluna A, informe o CPF, E-MAIL ou Matricula do seu colaborador conforme os dados já cadastrados das pessoas na SimplificaCI.

    • Na coluna B, “Variável”, inclua uma palavra-chave (Considere que esta é uma chave única e secreta que dará acesso a um sistema interno dentro da sua empresa)

Essa palavra-chave pode ser personalizada, e serve apenas para seu controle, não sendo vista pelo colaborador. Por este motivo, crie nomes que facilitem sua compreensão sobre o que se trata essa planilha e o que você irá entregar para seu colaborador, por exemplo: “holerites_junho”, “Convites_individuais”, etc.

  • Na coluna C, “Valor”, você deve preencher utilizando o link externo que deseja que seu colaborador tenha acesso.

Ao final do preenchimento, sua planilha deve se parecer com isso:

  • Caso esteja tudo OK com sua planilha, basta fazer o upload dela em “Datastore colaboradores”.

Para saber: A atualização do Datastore também pode ser feita pela nossa API!

Para mais informações, clique aqui e vá até o campo “Datastore”:

Ao manter seu Datastore Colaboradores alimentado corretamente mediante planilha ou API, cada colaborador terá acesso a seu conteúdo exclusivo, tornando as possibilidades infinitas.

Você poderá compartilhar holerites, documentos importantes, e tudo o que quiser, desde que os mantenha armazenados em alguma URL externa segura, individualizados, e organizados de modo que cada colaborador tenha acesso somente ao seu documento.

Como armazenar arquivos e compartilhá-los de forma segura:

Empresas lidam geralmente com centenas de arquivos, como holerites, e o armazenamento destes arquivos podem exigir um apoio da TI local. Abaixo, sugerimos um cenário onde a TI seria fundamental para o sucesso e a segurança da operação.

Usaremos como exemplo, a distribuição dos holerites.

Passo 1: Criar documentos

Gerar o holerite de forma tradicional, sendo ele, um arquivo de PDF para cada colaborador.

Passo 2: Armazenamento e compartilhamento

Armazenar os arquivos em um servidor local, e mantendo-o acessível por alguma URL.

Neste ponto, é importante a atuação da TI, visto que será necessário haver um local no servidor para o armazenamento seguro dessas informações, mantendo ainda a possibilidade do acessar o documento por uma URL, como, por exemplo:

empresa.com.br/servidor/[holerite.pdf].

Passo 3: Renomear arquivos

Uma dica importante para a preparação deste cenário, é renomear cada arquivo de PDF para um nome único, de modo que o acesso do documento em questão seja feito exclusivamente pelo colaborador ao qual o documento se refere.

Caso os holerites estejam identificados com documentos ou número de matrícula dos colaboradores, seria fácil para outro colaborador acessar documentos de terceiros, exemplo:

empresa.com.br/servidor/holerites/1358.pdf

A medida que um colaborador conhece o número de matrícula de outro, bastaria alterar a URL para que ele obtenha acesso aos documentos de outra pessoa.

A solução para isso é basicamente o uso do GUID, uma ferramenta criada para mascarar arquivos, de forma que cada arquivo passe a ter a sua própria URL única, abaixo, um exemplo da mesma URL citada acima após ser mascarada pela ferramenta;

empresa.com.br/servidor/holerites/1358_0da35398-2e87-411a-874a-b173896015e2.pdf

A extensão do arquivo continua sendo um PDF, e o acesso agora é de fato exclusivo para o colaborador destinatário.

Passo 4: Alimentar a planilha de Datastore Colaboradores.

Após ter todos os arquivos armazenados em seu servidor, e todas as URLs protegidas, basta preencher a planilha normalmente.

Lembre-se:

A coluna A refere-se a identificação do colaborador, para que a plataforma saiba para quem ela deve entregar a informação. Os dados podem ser CPF, E-MAIL ou Matricula.

A coluna B é uma informação exclusiva dos gestores da plataforma. Deve ser usada de modo a identificar do que se trata essa importação.

A coluna C é o local onde a URL deve ser inserida. A URL deve SEMPRE corresponder ao colaborador correto, por este motivo, recomendamos o uso do mesmo identificador para a coluna A e para a URL no seu servidor.

Este é o link de um gerador de máscaras para URL: https://www.uuidgenerator.net/

Abaixo, um exemplo visual de como a planilha ficaria:

Passo 5: Subir e repetir

Feito este processo, basta realizar o upload da planilha em Datastore Colaboradores, e repetir sempre que necessário. Como usamos holerites como exemplo, a repetição deste processo deverá ser feita mensalmente.

Considerações finais:

Os gestores da plataforma podem realizar este processo sozinhos, sem ajuda da TI desde que haja um local seguro para o armazenamento dos arquivos.

Ainda assim, a segurança deste processo deve ser avaliada e aprovada pelo setor de TI.

Porém, caso a TI esteja envolvida neste projeto, eles poderão ajudar em diversas camadas, como:

  • Automatização da geração dos arquivos em PDF;
  • Automatização do processo de geração de URLs seguras;
  • Automatização do processo de atualização de planilha.

Feito isso, o processo ganharia uma grande agilidade, além de manter um alto nível de segurança da informação durante o armazenamento e compartilhamento dos dados.