Excesso de informação se combate com segmentação

Todos os dias somos todos bombardeados com e-mails, mensagens de texto, redes sociais, etc. - tudo compete por nossa atenção. Como o cérebro humano não suporta processar tanto conteúdo, nosso mecanismo de defesa é deixar de prestar atenção. A comunicação indiscriminada – falar tudo para todo mundo – só piora esse cenário, além de ter custo alto e resultado baixo. Entregar o conteúdo certo no canal certo na linguagem certa, aumenta as chances de ser ouvido, compreendido e de gerar ação.

Quem recebe conteúdo demais ou irrelevante para si, logo sente fadiga de informação. É quando sua comunicação vira ‘barulho ambiente’; ao invés de chamar atenção e agregar valor, passa a ser ignorada pelo público interno.

Segmentar nada mais é do que filtrar informações com base no que será relevante, útil e do interesse de cada perfil.

Segmentar seu público interno melhora a eficiência da comunicação, ajudando a definir canais e formatos, além de direcionar as mensagens que repercutirão em grupos específicos por serem oportunas e relevantes para eles.

Que segmentos são importantes para uma boa comunicação interna?

Toda a empresa: Não há como fugir do fato de que um de seus públicos será a organização inteira. Há alguns tipos de informações que você precisa compartilhar no mesmo momento com cada um de seus empregados. Mas use com parcimônia!

Líderes: Toda empresa precisa ter um canal de comunicação com seus gestores, seja para divulgar informações restritas, para antecipar comunicados relevantes, para orientar sobre o que é esperado do gestor como agente de comunicação, etc.

Segmentos geográficos: Agrupar seu público por território faz todo sentido. Afinal, uma informação relevante para a fábrica em Sergipe pode não fazer o menor sentido para a turma do prédio administrativo em São Paulo.

Segmentos por funções: Se você tem necessidades de comunicação regular com força de vendas ou time de manutenção – por exemplo – será útil criar um segmento para falar exclusivamente com eles. Afinal, quem não é da força de vendas não terá interesse nas novidades sobre propostas comerciais e assim como quem não é da manutenção não verá valor no calendário dos paradões de preventivas.

Segmentos por perfil de trabalho: Outro segmento que pode fazer sentido é agrupar empregados por características comuns, como aqueles em postos administrativos versus aqueles em postos fabris/operacionais, aqueles em trabalho remoto, aqueles que trabalham em turno, aqueles sem acesso à conta de e-mail corporativo, etc. Assim você poderá planejar as formas mais efetivas para acessá-los.

Segmentos por Área de Negócio, Departamento ou Diretoria: Em algumas organizações, fará sentido criar grupos conforme a estrutura organizacional. Antes de tomar essa decisão, avalie se você realmente terá conteúdo específico com regularidade para esses segmentos. Você precisa falar exclusivamente com toda a diretoria de Suprimentos ou há algo pertinente só para a equipe de TI?

Segmentos temporários: Você pode ter grupos que existirão por um determinado prazo, como os empregados que se inscreveram num concurso, treinamento ou promoção interna. Durante a ação, você falará diretamente com os envolvidos. Ao final da ação, o grupo pode ser inativado.

Cruzamento de segmentos: Naturalmente, em algumas situações você precisará de subgrupos unindo mais de um segmento. Por exemplo, você pode ter um segmento com todos os líderes de um determinado território.

Não esqueça: cada caso é um caso Esses são apenas alguns exemplos. Como comunicador, avalie as características de sua organização para propor uma segmentação que atenda a maioria das necessidades de seu público interno e ainda que seja factível de ser gerenciada. Em segmentação, o céu é o limite. Mas a gestão de centenas de grupos vai ficando cada vez mais complexa e trabalhosa.