Um calendário de comunicação interna organiza seu planejamento no tempo
As organizações são famosas por tratarem a Comunicação Interna como um serviço on-demand. Emergências de última hora e pedidos que chegam ‘do nada’, são lugar comum. Um calendário interno ajuda você a sair do modo de ‘apagar incêndios’ e começar a organizar e planejar quando e como suas ações e temas prioritários serão trabalhados ao longo do ano.
A função de um Calendário de Comunicação Interna é mapear as ações ao longo do ano todo. Ou seja, todos os projetos, as campanhas, eventos, conteúdos editoriais e datas que a empresa deseja celebrar com o público interno.
Comunicar por ‘soluços’, de forma esporádica e desarticulada, não é uma maneira muito eficaz de manter empregados informados e engajados. Não faz sentido bombardear o público interno com uma explosão de iniciativas em um mês e deixar um vácuo de conteúdo em outro. Ter uma programação regular consistente, por outro lado, não só facilita o trabalho do time de Comunicação como também a assimilação pelo empregado.
Evite a sobreposição de ações Já não é fácil conseguir a atenção do público interno, mas, quando várias ações ocorrem em um mesmo período, fica cada vez mais difícil. Para uma divulgação interna ser percebida e devidamente digerida e processada pelos empregados, o ideal é que ela não dispute atenção com várias outras ações ao mesmo tempo. O mesmo vale para sua grade editorial. Se, para atender pedidos de última hora, você disparar 10 comunicados na mesma semana, é provável que eles terão seu desempenho comprometido por sobrecarregarem o público interno. Com o calendário, você consegue facilmente ver como suas ações serão distribuídas, para assim espalhá-las de maneira que faça sentido para seu público.
Alinhamento e foco nos objetivos O calendário também é uma ferramenta para assegurar que o trabalho esteja conforme o planejamento de comunicação e linha editorial. Ao plotar as iniciativas no tempo, se notar ações ou conteúdo que não suportem os objetivos traçados para o ano, você sabe que está se desviando do caminho. Para manter a conexão entre o que está ocorrendo no mundo, é comum as empresas trabalharem datas comemorativas internamente. Mas não são todas as datas que devem ser trabalhadas. É importante questionar: “Qual a relevância desta data para a empresa?, qual mensagem-chave essa data ajuda a disseminar?, que desafio de negócio essa data pode contribuir?, que aspecto da cultura organizacional essa data evidencia?”. Por exemplo, se Diversidade é um tema prioritário para sua empresa, talvez seja bacana uma ação interna no Dia da Consciência Negra. Mas se promover uma Festa Junina não tem nenhuma ligação com seus objetivos, não justifica gastar tempo e recursos.
Gestão de Relacionamento Um calendário ajuda a gerenciar a expectativa das áreas demandantes que trabalham sem o devido planejamento.
Se uma área solicita uma campanha para a semana seguinte ou a publicação de uma nota urgente, você pode usar o calendário como justificativa para negar ou negociar prazo dessas tarefas que ‘caem de paraquedas’. Ancore-se no calendário para negociar onde eles podem se encaixar na programação interna sem comprometer as ações já planejadas.
Passo a passo para montar seu calendário
- Comece incluindo as datas comemorativas, como Carnaval, Dia da Mulher e campanhas externas que serão desdobradas internamente como Outubro Rosa ou Vacinação contra a Gripe.
- Adicione temas e eventos recorrentes da sua empresa, como Sipat, Semana do Meio Ambiente, Divulgação de resultados financeiros, etc.
- Consulte as principais áreas parceiras da Comunicação para mapear suas demandas de ações internas para inclusão no calendário, como ciclo de Carreira&Sucessão do RH ou campanha de descarte correto de resíduos da área de Meio Ambiente.
- Avalie se a distribuição de ações e temas está equilibrada ao longo dos meses e semanas e, se necessário, faça os ajustes.
- Acompanhe, revise, atualize o calendário frequentemente e divulgue-o mensalmente para o time da Comunicação e das principais áreas parceiras, permitindo assim que tenham visibilidade das próximas ações.