Como preparar seu gestor para dar notícias difíceis

Liderança

Como preparar seu gestor para dar notícias difíceis

Com frequência os gestores devem repassar notícias ruins e de difícil aceitação aos colaboradores de sua equipe. A forma como essa informação é passada é a grande responsável por gerar ou até evitar crises maiores como por exemplo uma queda na produtividade ou até crises de reputação por uma informação repassada de maneira inadequada.

O líder como disseminador da informação:

A comunicação de liderança tem grande potencial de retenção e engajamento. Ouvir orientações ou informações mais delicadas diretamente do líder dão mais credibilidade à informação e garantem melhor entendimento.

Utilizar dessa estratégia é importante e complementa as ações de Comunicação Interna nos demais canais. Lembre-se de que o gestor seja o primeiro a repassar a informação antes de divulgá-la nos veículos internos.

Quando usar essa estratégia de divulgação e repasse de informações pelo líder ?

O líder deve ser o foco de informação e esclarecimento de sua equipe sempre. Mas é mais recomendado que ele esteja mais bem preparado em situações mais estratégicas para a empresa. Seja para notícias ruins ou para novidades que podem transformar positivamente o dia-a-dia dos colaboradores.

Alguns exemplos de situações ruins e delicadas:

Demissão em massa;
Acidente de trabalho com morte de colaborador;
Desastre natural ou acidente ambiental;
Redução de benefícios;
Envolvimento da organização em processos de corrupção;
Programa de Demissão Incentivado;
Mudança de local e horário de trabalho e etc.

Exemplos de notícias de grande impacto positivo:

Compra de uma nova empresa ou fusão com outra organização;
Novo acordo coletivo;
Lançamento de novo produto;
Aquisição ou mudança de plano de saúde;
Oferta de novos benefícios e etc.

O que fazer:

Para cada uma destas situações ou outras que possam surgir no seu dia-a-dia, é fundamental que o gestor tenha em mão todos os detalhes e informações que possam impactar de alguma forma a rotina de trabalho de cada colaborador. Para isso prepare um arquivo impresso com todas as possíveis perguntas a serem feitas e deixe claro as respostas que a empresa tem disponível no momento. Caso haja ainda itens sem definição ou que não podem ser divulgados deixe isso muito claro no documento a ser entregue para o líder. É importante que ele saiba os limites da informação que ele irá repassar para sua equipe.

Dinâmica

Você vai precisar de:

Sala de treinamento.
Cadeiras para os participantes.
Fichas em papel sulfite com cases para discussão.
Post-it colorido com três cores diferentes.
Flip-shart e folha para flip-shart ou lousa branca e caneta.

O que fazer:

Separe 5 situações a serem simuladas e as escreva cada uma em uma folha separada.
Sorteie cinco líderes para participar ou peça 5 voluntários.
Em uma sala separada sorteie uma situação para cada líder voluntário.
Dê 5 minutos para que eles possam ler e tirar suas dúvidas se as tiverem.
Enquanto os líderes leem a situação recebida, explique aos demais líderes que permaneceram na outra sala como eles devem se comportar. O ideal é que os líderes que "receberão" a notícia sejam bastante críticos e façam perguntas bem profundas sobre o tema a ser passado.
Selecione um voluntário para anotar no flip-shart as reações corporais de cada líder ao repassar e ser questionado pelos participantes.
Distribua os post-its para os líderes que irão ouvir as informações do gestor voluntário. Cada cor deve representar uma avaliação (não soube esclarecer, soube esclarecer parcialmente, esclareceu totalmente) e cada participante deve avaliar uma única vez cada líder voluntário.
Anote os nomes dos voluntários numa lousa branca ou em uma folha de flip-shart para as avaliações.
Após a apresentação e sabatinada de cada líder, peça para que os voluntários saiam novamente da sala. É neste momento que os participantes devem avaliar cada voluntário utilizando os post-its.
Ao final convide os voluntários novamente para a sala e apresente a avaliação geral.

Convide todos a refletirem sobre as dificuldades em serem pressionados a terem respostas prontas e rápidas e peça para que eles compartilhem como se sentiram ao receberem informações difíceis de outros líderes. Toda essa dinâmica contribuirá para que o líder tenha mais empatia com sua equipe e estimulará para que ele se prepare melhor quando necessitar repassar certos tipos de informação.

Exemplos de simulados:

Situação 1:

Você é um líder de uma equipe de 100 empregados.
Sua empresa está passando por um processo de reestruturação e todos os gestores da empresa foram convocados para uma reunião com diretoria.
Você terá que fazer a redução na sua equipe. 10 empregados acabam de ser desligados.
Agora você terá que conversar com a sua equipe. Eles estão te esperando para uma reunião. Não sabem qual é o tema.
A sua área bateu todas as metas e os empregados estão com altas expectativas com relação ao bônus de final de ano. Será um recorde.

Situação 2:

Você é um líder de uma equipe de 1500 empregados.
Durante o trabalho de manutenção em um poço, três empregados estavam operando um equipamento e um acidente ocorreu.
Um empregado de 42 anos, José Antônio Silva Martins, faleceu no local do acidente. Os outros dois, Carlos Faria de Almeida e Carla Panzon, sofreram vários cortes. Eles passam bem, mas ainda estão no hospital.
Você terá que conversar com os seus liderados sobre este acidente e demonstrar as preocupações da empresa com esta situação.
José Antônio é casado, pai de duas filhas de 15 e 16 anos. Sua esposa está passando por um processo de tratamento de câncer. Semana que vem será (ou seria) a festa de 15 anos da Larissa.

Situação 3:

Parabéns. Sua equipe foi considerada a melhor da empresa nos resultados operacionais.
Cada empregado ganhará um bônus de 0,65 salários no pagamento do próximo mês.
Você deve comunicar para a sua equipe os resultados e motivá-los a continuar contribuindo para os resultado da sua empresa.
É a primeira vez que os empregados irão receber este tipo de participação nos resultados.
O sindicato tem comunicado que esta é uma vitória da categoria.

Situação 4:

Sua empresa pode estar envolvida em um processo de corrupção.
Notícias estão circulando nas redes sociais que o dono da empresa tem uma relação duvidosa com o prefeito da cidade.
Segundo comentários ele fez doação para campanha do então candidato e emprestou carros e caminhões da empresa para o transporte de pessoas e matérias durante a campanha.
Não existem informações concretas sobre o assunto. Mas você desconfia que há algo de errado.
Sua equipe irá questioná-lo sobre esta situação.

Situação 5:

A empresa de tecnologia está crescendo em um ritmo acelerado.

Após captação de recursos com investidores a empresa irá internacionalizar.
Abrirá escritórios em 10 países e também começará a construir suas fábricas em 4 novas localidades.
As projeções indicam que a empresa triplicará de tamanho (número de empregados) em 1 ano e meio.
Os resultados financeiros também terão um grande crescimento.
Será oportunidade para os atuais empregados e os novos contratados.

Lembre-se de apresentar situações mais próximas a realidade de sua empresa para este simulado. Quanto mais próxima, maior o nível de entendimento e compreensão da dinâmica.