Implementando o Café com o Presidente

Evento

Café com o Presidente

Um encontro informal, mas roteirizado, o Café com o Presidente é uma estratégia de Comunicação Interna valiosa para aproximar os colaboradores da alta liderança. É por meio deste encontro que a liderança conhece melhor sua equipe, inicia uma cultura de diálogo e valida possíveis projetos e ideias ainda em planejamento.

Você vai precisar de:

  • Definir objetivo estratégico: o que sua empresa espera de resultados com a implantação do Café com o Presidente ou Diretor?

Entre os principais objetivos estão: alinhamento da estratégia, aproximação da liderança, conhecer os colaboradores da base, criar uma cultura de diálogo, integrar as equipes ou verificar de forma antecipada possíveis projetos de mudança ainda em planejamento.

  • Definir recorrência: será mensal, quinzenal ou bimestral. A recorrência deve atender às limitações de agenda da liderança e também à quantidade de colaboradores que sua empresa possui. O objetivo é atender a maioria dos colaboradores até sua totalidade em um prazo determinado.

  • Reservar local: após verificada a recorrência e definida a data na agenda da liderança, reserve uma sala equipada com mesa grande para todos os participantes, uma mesa de apoio para servir o café, cadeiras confortáveis. O local deve ser de fácil acesso para os colaboradores convidados e ter área de apoio como copa e banheiros.

  • Montagem do roteiro: monte um roteiro com os principais tópicos que devem ser abordados e monte um roteiro completo para seu Presidente seguir durante o evento. Lembre-se de incluir técnicas de quebra gelo e a importância do líder que vai conduzir o encontro de perguntar o nome e demonstrar-se interessado por cada colaborador.

Olho no olho é fundamental e vale o lembrete no roteiro 😉 .

  • Faça a lista de convidados: cada encontro deve ter a participação de 7 a 10 colaboradores. Essa quantidade é a ideal para o desenrolar de um bate-papo de até 1 hora. Tempo bom também para quebrar o gelo e engajar todos na participação. Ao fazer sua lista de convidados tente trazer pessoas de diferentes perfis como por exemplo faixa etária, sexo, departamento, tempo de casa, escolaridade e unidades diferentes. Um grupo heterogêneo certamente enriquecerá o encontro.

  • Treine seu Presidente: mesmo que seu Presidente seja um excelente comunicador e tenha facilidade em se relacionar com as pessoas, você pode repassar alguns pontos com ele antes de realizar o encontro. Reforce a importância de prestar atenção à fala dos colaboradores e, principalmente, prepare-o para situações que podem ser desconfortáveis como por exemplo ser questionado por alguma fofoca ou problema da empresa. Estar preparado e saber contornar situações de confronto são pontos importantes para garantir o sucesso deste programa.

  • Acompanhe os resultados: indique um colaborador que seja de uma área de apoio, preferencialmente alguém que não faça parte da área de Recursos Humanos, para acompanhar o Café com o Presidente. Esta pessoa terá a função de observar como o Presidente comanda o encontro e também para identificar temas que merecem mais atenção, exatamente por isso alguém da área de Comunicação possa assumir este papel.

Atente-se à qualidade do café a ser servido. Algo muito requintado e refinado, acima dos padrões dos colaboradores, pode criar uma situação constrangedora e causar um efeito contrário, ou seja, afastar os empregados ainda mais da liderança de sua empresa.

Prepare prismas com os nomes dos colaboradores que irão participar do Café com o Presidente para reservar o lugar deles. Tente ordenar os empregados para separar panelinhas e mesclar os participantes.

Ideia

Inscrição voluntária

Para engajar mais os colaboradores a participarem e trazer empregados mais interessados em debater ideias e aproximar-se mais da alta liderança abra o Café com o Presidente para inscrições voluntárias. Desta forma os critérios para participação ficarão claros e transparentes.

Você vai precisar:

  • Definir regras para inscrição: período, quantidade mínima e máxima por encontro
  • Divulgue as datas e horários definidos para os próximos "Cafés com o Presidente" em seu aplicativo mobile
  • Crie um formulário com as opções disponíveis e inclua o link no comunicado oficial
  • Faça uma campanha para esclarecer os objetivos do evento e o porquê a participação de todos é importante.

Divulgue com frequência os resultados de cada encontro realizado e procure divulgar um testemunho de um colaborador compartilhando sua experiência em participar e divulgue na TV Corporativa de sua empresa um vídeo ou imagens do Café com o Presidente.